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Manejo de los tiempos de Reunión

29/08/2022ComunicaciónReuniónLiderazgo

Si algo afianzó la pos pandemia fue la necesidad imperiosa de cercanía intra e inter equipos para poder coordinar operaciones en la empresa. Cómo gestionar al equipo estando “lejos” nos obligó a todos a aggiornar metodologías nuevas de trabajo y por supuesto lo comunicacional no fue la excepción. Si desde hace décadas el fenómeno de la reunionitis (entendido como la exageración de espacios de reunión inefectivos e inútiles) estaba presente, con la pos pandemia esta sensación se acrecentó por el volumen de espacios comunicacionales virtuales que se agregaron a las ya abultadas agendas de todos los líderes de equipo.

En este contexto, manejar los tiempos de la reunión se convirtió en una herramienta que debemos enmarcar con algunos principios básicos que le den orden y metodología:

  • Principio número 1: el manejo de tiempo de la reunión se maneja no sólo en el “durante”, sino que comienza fundamentalmente en el “antes” (minuta clara con temáticas, duración estimada y participantes, con la antelación que corresponda) y se efectiviza en el “después” de los espacios de reunión (compromisos asumidos por las partes intervinientes).
  • Principio número 2: el rol del moderador en espacios virtuales numerosos toma cada vez mayor relevancia.
  • Principio número 3: debemos explicitar algunos acuerdos de convivencia para espacios de reunión efectivas que otrora eran tácitos. “NO trabajar en otras tareas (vía pc o celular) durante el espacio de reunión” podría ser un buen ejemplo de ello.
  • Principio número 4: Las reuniones NO son monólogos. Deben ser espacios de comunicación en dos vías. Si va a ser un monólogo de 1 persona, mejor generar un espacio asincrónico: video grabado, email, texto en plataforma de intranet, etc.
  • Principio número 5: Tenemos que SABER usar la herramienta tecnológica a través de la cual estamos llevando a cabo los espacios de reunión. Se desperdicia enorme cantidad de tiempo cuando algunos integrantes no conocen la herramienta. Invertir en un onboarding de la herramienta de manera ordenada, prolija y masiva nos permite eficientizar inconvenientes futuros.

Manejar los tiempos de la reunión no es tarea fácil. La manera de eficientizarlos comprende el diseño de un “planning comunicacional sistemático” -y viable- de manera de brindar al equipo espacios de comunicación oportunos, ordenados y frecuentes.

Germán Bernhardt – Co director de Rindo

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